Règlement général des exposants

1. Objet du règlement

Le présent Règlement Général des Exposants définit les conditions de participation des exposants au Salon de l'Auto et de la Mobilité de Chantilly, organisé à l'Hippodrome de Chantilly les 3 et 4 avril 2027.

La demande de réservation faite sur le site du salon, une fois validée par écrit par l'Organisateur, vaut Contrat de Réservation. Le présent règlement en fait partie intégrante.

L'exposant l'accepte en ligne, en cochant la case prévue à cet effet avant l'envoi de sa demande de réservation. Cette acceptation, enregistrée avec sa date et la version du règlement, a la même valeur qu'une signature : aucun exemplaire signé n'est demandé.

2. L'Organisateur

Le salon est organisé par le Rotary Club de Lamorlaye Grand Bassin Creillois (ci-après « l'Organisateur »), association loi 1901 à but non lucratif. Le salon est une manifestation caritative : ses bénéfices sont consacrés aux actions solidaires soutenues par le club.

3. Admission

L'admission des exposants est soumise à la validation de l'Organisateur, qui se réserve le droit de refuser toute demande sans avoir à justifier sa décision.

Seuls les exposants ayant réglé les montants dus, le cas échéant, et fourni l'attestation d'assurance obligatoire pourront accéder au site et installer leur stand.

Les associations et institutions peuvent demander un emplacement à titre gracieux. Cette gratuité est accordée par l'Organisateur après étude de la demande ; toutes les autres dispositions du présent règlement s'appliquent à elles.

4. Réservation, prix et paiement

Les réservations sont closes le 31 décembre 2026, dans la limite des emplacements disponibles. L'Organisateur peut accepter une demande tardive.

Les prix sont ceux communiqués à l'exposant lors de sa demande de réservation. Ils sont nets : l'Organisateur, association, ne facture pas de TVA. Les stands de plus de 60 m², les zones spécifiques et les options autres que l'électricité font l'objet d'un devis.

La réservation devient ferme à réception d'un acompte de 30 % du montant total, à verser dans les 15 jours suivant la validation de la demande. Tant que l'acompte n'est pas reçu, l'emplacement n'est pas bloqué : il peut être attribué à un autre exposant qui verse son acompte avant lui. Les emplacements sont attribués dans l'ordre de réception des acomptes. Le solde est dû au plus tard le 1^er mars 2027. Le paiement s'effectue par virement bancaire, selon les informations portées sur la facture.

À défaut de paiement de l'acompte ou du solde dans ces délais, l'Organisateur peut, après relance restée sans effet, disposer à nouveau de l'emplacement. Les sommes déjà versées restent alors acquises à l'Organisateur.

5. Annulation par l'exposant

Toute annulation doit être notifiée par écrit (courrier ou e-mail) à l'Organisateur.

En cas d'annulation par l'exposant, quelle qu'en soit la date ou la cause, l'acompte de 30 % reste acquis à l'Organisateur et n'est pas remboursé. Si l'annulation intervient après le 1^er mars 2027, ou si l'exposant ne se présente pas, la totalité du montant de la réservation reste due.

6. Annulation ou modification du salon

Si le salon est annulé, écourté ou modifié pour une cause indépendante de la volonté de l'Organisateur (intempéries, alerte météorologique, décision des autorités, interdiction administrative, indisponibilité du site, épidémie ou tout cas de force majeure), l'Organisateur ne pourra être tenu à aucune indemnité envers les exposants.

Les exposants ayant réglé leur stand se verront proposer, au choix :

• un report de leur réservation sur l'édition suivante du salon, pour sa valeur intégrale ;
• ou un remboursement des sommes versées, dans la limite des sommes effectivement perçues par l'Organisateur au titre de son assurance annulation, après déduction des frais engagés pour l'organisation du salon et non couverts. Ce remboursement est réparti entre les exposants au prorata des sommes versées par chacun.

Si le salon a pu se tenir au moins une journée, aucun remboursement n'est dû. L'Organisateur peut également, pour des raisons de sécurité, faire évacuer tout ou partie du site sans que cela ouvre droit à indemnité.

7. Dates et horaires

Salon ouvert au public : samedi 3 et dimanche 4 avril 2027, de 10h00 à 18h00 (horaires susceptibles d'ajustement).

Montage des stands : vendredi 2 avril 2027, de 8h00 à 20h00. Les stands doivent être prêts le samedi 3 avril à 9h30.

Démontage des stands : dimanche 4 avril 2027, à partir de 18h00, et au plus tard le lundi 5 avril 2027 à 12h00. Aucun démontage n'est autorisé avant la fermeture du salon au public.

Tout aménagement en dehors de ces horaires doit faire l'objet d'une autorisation préalable de l'Organisateur.

8. Emplacements et stands

L'exposant choisit ses emplacements sur le plan du site, sous réserve de validation par l'Organisateur, qui en confirme la localisation définitive. Pour des raisons d'organisation ou de sécurité, l'Organisateur peut modifier un emplacement, en proposant si possible une surface équivalente, sans que cela ouvre droit à indemnité.

L'exposant occupe uniquement l'emplacement qui lui est attribué et en respecte les limites. Les stands extérieurs sont équipés d'un barnum fourni par l'Organisateur. Le raccordement électrique n'est fourni que sur commande.

Les stands doivent être aménagés de manière soignée, tenus en permanence par l'exposant pendant les heures d'ouverture, et conformes aux règles de sécurité et au présent règlement.

Il est interdit de céder, sous-louer ou partager tout ou partie de son emplacement, ou d'y présenter des marques ou produits d'une autre société, sans l'accord écrit de l'Organisateur.

9. Assurance et responsabilité

Chaque exposant doit être couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité, couvrant sa participation au salon et les dommages qu'il pourrait causer aux personnes, aux biens et aux installations du site. L'attestation doit être transmise à l'Organisateur au plus tard le 15 mars 2027. Sans attestation conforme, l'accès au site et l'installation du stand seront refusés.

L'exposant est seul responsable de ses biens, véhicules, matériels et marchandises, ainsi que de ceux qui lui sont confiés. Il lui est vivement recommandé de les assurer contre le vol, l'incendie, les dégâts des eaux et les intempéries. Il renonce, et s'engage à faire renoncer son assureur, à tout recours contre l'Organisateur et l'Hippodrome de Chantilly pour les dommages subis par ses biens, sauf faute prouvée de leur part.

Un état des lieux de l'emplacement peut être établi à l'arrivée et au départ de l'exposant. Toute dégradation du site, des barnums, du matériel prêté ou des infrastructures de l'Hippodrome de Chantilly sera facturée à l'exposant responsable, au coût réel de la remise en état.

10. Gardiennage

Un gardiennage du site est assuré par l'Organisateur pendant les nuits du salon, du vendredi 2 au samedi 3 avril et du samedi 3 au dimanche 4 avril 2027. Ce gardiennage est une mesure de surveillance générale du site : il ne constitue pas une garde des biens de chaque exposant et n'engage pas la responsabilité de l'Organisateur en cas de vol ou de dégradation.

En dehors des heures d'ouverture, les exposants retirent ou mettent sous clé les objets de valeur et petits matériels, et ferment leurs véhicules exposés. Aucun gardiennage n'est assuré pendant la nuit du dimanche 4 au lundi 5 avril 2027.

11. Sécurité et prévention

Les exposants respectent l'ensemble des règles de sécurité applicables, les prescriptions de l'Hippodrome de Chantilly et les consignes de l'Organisateur et du chargé de sécurité.

Les installations électriques, les structures, les véhicules exposés et tout matériel doivent être conformes aux normes en vigueur. Toute activité ou installation présentant un risque pour la sécurité des personnes ou des biens est interdite.

Les véhicules exposés sont présentés frein à main serré, moteur arrêté. Tout démarrage exceptionnel doit être autorisé par l'Organisateur et réalisé dans les conditions qu'il définit.

12. Circulation sur le site

La circulation des véhicules sur le site est autorisée uniquement pendant les périodes de montage et de démontage, selon les itinéraires définis par l'Organisateur. La vitesse est strictement limitée à 10 km/h et les piétons sont prioritaires en toutes circonstances.

Seuls font exception, pendant le salon, les essais de véhicules et les baptêmes acceptés au préalable par l'Organisateur, sur les parcours et aux horaires qu'il définit, avec des conducteurs titulaires du permis requis et des véhicules assurés pour cet usage.

Le stationnement se fait exclusivement sur les zones indiquées.

13. Propreté et environnement

Chaque exposant est responsable de la propreté de son stand pendant toute la durée du salon. Les déchets sont triés et déposés dans les conteneurs prévus à cet effet. À la fin du salon, l'emplacement est laissé en parfait état de propreté ; à défaut, le nettoyage sera facturé à l'exposant.

Les exposants sont invités à adopter une démarche éco-responsable et à limiter leur production de déchets.

14. Droit à l'image

L'exposant autorise l'Organisateur, ainsi que les photographes, vidéastes et médias qu'il accrédite, à photographier et filmer son stand, ses véhicules et produits exposés, ses marques et logos, ainsi que son personnel présent sur le stand. Il autorise l'Organisateur à utiliser gratuitement ces images, ainsi que sa raison sociale et son logo, pour la promotion du salon et de ses éditions suivantes et pour la communication du Rotary Club de Lamorlaye Grand Bassin Creillois : site internet, réseaux sociaux, presse, affiches, brochures, vidéos et tout autre support, en France et à l'étranger, pour une durée de dix ans.

L'exposant informe son personnel et ses intervenants de cette disposition. Toute personne peut s'opposer à la diffusion de son image en le signalant à l'Organisateur ; l'image concernée sera alors retirée des supports que l'Organisateur maîtrise.

L'exposant peut photographier et filmer son propre stand. Toute autre prise de vues à des fins commerciales nécessite l'accord de l'Organisateur.

15. Données personnelles

Les données transmises par l'exposant (coordonnées de la société, de ses contacts et de sa comptabilité) sont traitées par l'Organisateur pour gérer les réservations, la facturation et l'organisation du salon (exécution du contrat), respecter ses obligations légales et comptables, et, au titre de son intérêt légitime, informer l'exposant des éditions suivantes du salon et des autres manifestations du club.

Elles sont réservées aux membres de l'Organisateur et à ses prestataires techniques (hébergement du site, messagerie, tableur en ligne), et ne sont jamais vendues. La raison sociale, le logo, les marques représentées et les coordonnées professionnelles publiques de l'exposant peuvent figurer dans la liste des exposants publiée sur le site, les réseaux sociaux et les supports du salon.

Les données sont conservées trois ans après le dernier contact avec l'exposant, et dix ans pour les pièces comptables. Chaque personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition, notamment à l'envoi d'informations, qu'elle exerce par le formulaire de contact du site. Elle peut aussi saisir la CNIL (cnil.fr).

16. Application du règlement et litiges

L'Organisateur peut compléter le présent règlement par des consignes pratiques, communiquées aux exposants avant le salon. Tout manquement au règlement peut entraîner la fermeture du stand ou l'exclusion de l'exposant, sans remboursement ni indemnité.

Le présent règlement est soumis au droit français. En cas de litige, les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, le litige sera porté devant les juridictions compétentes du ressort du tribunal judiciaire de Senlis (Oise).